Invoice adalah sebuah lembar dokumen penting dalam menjalankan bisnis yang terbagi menjadi 3 jenis. Dalam dunia bisnis banyak istilah akuntansi yang sering terdengar, salah satunya adalah invoice.
Perlu Anda ketahui, keberadaan invoice ini berperan penting dalam mencatat barang atau jasa apa saja yang sudah dibeli pelanggan. Kedepannya, invoice dapat dijadikan acuan untuk menghitung laba rugi perusahaan. Supaya lebih paham berikut penjelasan singkat mengenai apa itu invoice, fungsi beserta jenis-jenis invoice.
Apa itu invoice?
Dius Bahasa Indonesia tertulis bahwa invoice adalah daftar kiriman yang disertai keterangan nama, jumlah dan harga yang harus dibayar. Tidak hanya berisi detail pembelian, invoice sering digunakan sebagai alat penagihan antara penjual dan pembeli. Tenggat melakukan pembayaran yang tertulis pada invoice biasanya akan disesuaikan dengan kesepakatan pada purchase order.
Pada umumnya invoice dibuat dalam tiga salinan, satu untuk pembeli, yang kedua disimpan oleh penjual sebagai faktur, dan yang ketiga disimpan di buku faktur. Tak ada format yang menguatkan untuk membuat invoice, namun ada beberapa komponen yang harus Anda sertakan dalam sebuah invoice, seperti:
- Nama pelanggan sebagai tujuan penagihan
- identitas penjual
- Nomor invoice
- Setiap barang yang dibeli entah dari harga, jumlah pesanan, serta jumlah pajak yang harus dibayar.
- Diskon dan biaya pengiriman (jika ada)
- Sistem Pembayaran. Apabila pembeli membayar melalui transfer maka kita sebagai penjual Anda perlu mencantumkan nomor rekening perusahaan.
Setelah memahami pengertian invoice, berikut adalah beberapa fungsi atau manfaat invoice untuk bisnis Anda:
- Untuk fungsi yang pertama sebagai bukti detail pembelian dan termin pembayaran yang digunakan untuk menagih konsumen agar segera melakukan pembayaran.
- Ketika pembayaran tagihan atau pengiriman barang tidak sesuai maka invoice dapat menjadi acuan yang sah.
- Guna memudahkan pengusaha untuk memantau perkembangan bisnis yang sedang dirintis.
- Faktur dapat mempermudah pembuatan pembukuan keuangan. Melalui pembukuan keuangan, Anda juga dapat menghadapi perkembangan bisnis setiap saat.
- Sebagai acuan hukum jika ingin menjual kembali barang yang dibeli kepada pihak lain.
Bagi sebagian orang, faktur terlihat sama dengan kuitansi. Namun, keduanya memiliki fungsi yang berbeda. Jadi apa perbedaan antara keduanya? Seperti yang telah kami paparkan bahwasanya invoice merupakan sebuah dokumen transaksi yang berisi perhitungan penjualan dengan pembayaran di masa mendatang yang diserahkan oleh penjual kepada pembeli. Pasa dasarnya pembeli sudah bisa menerima invoice setelah melakukan pemesanan.
Berbeda dengan kwitansi yaitu sebuah tanda bukti yang diberikan penjual kepada pembeli setelah dilakukan pembayaran dan dibubuhi tanda tangan penerima uang. Jadi, kuitansi akan diberikan setelah penyerahan sejumlah uang.
Jenis – Jenis Invoice Yang Perlu Diketahui
Ada 3 jenis invoice yang biasa digunakan dalam bisnis atau perusahaan. Berikut adalah jenis-jenis invoice dan penjelasannya.
Invoice biasa
Faktur biasanya ditemukan dalam transaksi sehari-hari karena kesederhanaannya. Faktur biasa umumnya berisi rincian barang yang dibeli/dipesan, jumlah, harga satuan barang/jasa, dan total harga yang harus dibayar.
Invoice konsuler
Faktur konsuler adalah faktur yang dikeluarkan saat melakukan transaksi internasional. Jadi, jika Anda melakukan kegiatan ekspor-impor, Anda harus dilengkapi dengan invoice jenis ini. Dalam praktiknya, consular invoice harus mendapat persetujuan dan mendapat izin dari negara penerima impor dan kedutaan negara asal eksportir.
Invoice proforma
Jika barang yang dibeli nantinya dikirimkan secara bertahap, penjual akan memberikan proforma invoice sebagai invoice sementara. Setelah semua barang yang dipesan/dibeli terkirim utuh, penjual akan mengganti proforma invoice dengan invoice biasa.
Demikian penjelasan mengenai apa itu invoice, fungsi dan jenis-jenisnya. Bagi Anda yang baru saja mendirikan usaha, selalu berhati-hati dalam membuat invoice karena invoice dapat membantu Anda melakukan rekonsiliasi pembukuan perusahaan.
Cara penting saat membuat invoice adalah membuat faktur berdasarkan nomor pesanan cetak. Untuk menghindari double serial number, Anda dapat menggunakan software akuntansi yang dapat menerbitkan invoice dengan serial number terkomputerisasi sehingga dapat meminimalisir human error.
Jika Anda membutuhkan pinjaman modal usaha, Anda bisa mengajukannya melalui perusahaan Fintech Lending seperti platform Akseleran P2P Lending. Dengan memiliki invoice resmi, Anda juga bisa mengajukan pinjaman seperti invoice financing.